Một bộ hồ sơ du học không phải là "một cục tiền". Nó gồm ba nhóm chi phí tách bạch: phí dịch vụ tư vấn trả cho trung tâm, lệ phí do bên thứ ba thu trực tiếp (trường, cơ quan nhà nước, đơn vị dịch thuật, cơ quan cấp thị thực), và chi phí gia đình tự chuẩn bị (thi chứng chỉ, chứng minh tài chính, vé máy bay, bảo hiểm). Khoản 2 Điều 15 Nghị định 86/2021/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/12/2021, buộc hợp đồng tư vấn du học phải ghi rõ "các khoản chi phí, thù lao liên quan đến dịch vụ tư vấn du học mà người học, cha mẹ hoặc người giám hộ phải nộp". Tách bạch từng khoản vì vậy không phải thiện chí của trung tâm. Đó là nghĩa vụ pháp lý.
Bảng dưới đây bóc tách từng khoản theo ba nhóm, kèm cột ai thu và khi nào phải trả. Bảng cố ý không điền con số: lệ phí xét tuyển khác nhau theo từng trường, lệ phí thị thực khác nhau theo từng nước, phí dịch thuật tính theo số trang. Cách dùng đúng là in bảng ra, mang theo, và yêu cầu nơi tư vấn điền vào bằng văn bản.
Vì sao "trọn gói" là câu trả lời cần hỏi lại
Báo giá trọn gói gộp cả ba nhóm vào một con số, nên gia đình mất khả năng đối chiếu: không biết bao nhiêu là công sức tư vấn, bao nhiêu là tiền chuyển thẳng cho trường và cơ quan nhà nước. Hệ quả chỉ lộ ra khi có sự cố. Hồ sơ trượt vòng xét tuyển hoặc thị thực bị từ chối, gia đình hỏi hoàn tiền thì không ai bóc được phần nào đã tiêu, phần nào chưa. Luật đã dự liệu đúng chỗ này: vẫn Điều 15 Nghị định 86/2021/NĐ-CP, hợp đồng phải có "biện pháp xử lý rủi ro" bên cạnh ngành nghề học, tên trường, nước đến học, thời hạn học tập và cam kết của mỗi bên. Hợp đồng không có điều khoản xử lý rủi ro là hợp đồng thiếu nội dung luật định, không phải hợp đồng gọn nhẹ.
Riêng các tổ chức hoạt động tại TP.HCM còn một lớp nữa. Công văn 4409/SGDĐT-GDNCL ngày 15/11/2022 của Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HCM yêu cầu niêm yết công khai tại trụ sở và trên trang thông tin điện tử: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học, danh sách nhân viên tư vấn kèm văn bằng chứng chỉ, thông tin cơ sở giáo dục nước ngoài hợp tác, và thông tin về các khoản học phí, sinh hoạt phí, các khoản phí dịch vụ. Ở TP.HCM, công khai phí là yêu cầu quản lý nhà nước, không phải sáng kiến riêng của ai.
Bảng bóc tách chi phí một bộ hồ sơ du học
| Khoản chi | Ai thu | Khi nào phải trả | Tra mức thu ở đâu |
|---|---|---|---|
| NHÓM A. Phí dịch vụ tư vấn, trả cho trung tâm | |||
| Buổi định hướng, đánh giá hồ sơ ban đầu | Trung tâm tư vấn | Trước khi ký hợp đồng | Hỏi có tính phí hay không ngay khi đặt lịch |
| Phí dịch vụ xây dựng và nộp hồ sơ nhập học | Trung tâm tư vấn | Theo các mốc ghi trong hợp đồng | Theo báo giá bằng văn bản |
| Phí dịch vụ hỗ trợ hồ sơ thị thực | Trung tâm tư vấn | Theo mốc ghi trong hợp đồng | Theo báo giá bằng văn bản |
| Phí phát sinh: nộp thêm trường, đổi ngành, chuyển kỳ | Trung tâm tư vấn | Chỉ khi hai bên đồng ý bằng văn bản | Phải có phụ lục hợp đồng |
| NHÓM B. Lệ phí bên thứ ba thu trực tiếp, trung tâm không được cộng vào phí dịch vụ | |||
| Lệ phí xét tuyển của trường (application fee) | Trường hoặc hệ thống tuyển sinh quốc gia | Khi bấm nộp hồ sơ, thường không hoàn lại | Trang tuyển sinh chính thức của trường |
| Dịch thuật, công chứng, chứng thực giấy tờ | Văn phòng công chứng, đơn vị dịch thuật | Khi nhận bản dịch | Biểu phí niêm yết của đơn vị thu |
| Chứng nhận Apostille cho bằng cấp, bảng điểm, giấy tờ hộ tịch | Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP.HCM | Trước khi gửi hồ sơ ra nước ngoài | Nghị định 293/2026/NĐ-CP và biểu phí hiện hành |
| Hợp pháp hóa lãnh sự, với nước chưa là thành viên Công ước Apostille | Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ và cơ quan đại diện nước ngoài | Trước khi gửi hồ sơ ra nước ngoài | Thông tư 157/2016/TT-BTC và 264/2016/TT-BTC |
| Lệ phí thị thực | Đại sứ quán, tổng lãnh sự quán nước đến | Khi nộp đơn, hầu hết không hoàn lại dù bị từ chối | Biểu phí công bố của cơ quan đại diện |
| Phí dịch vụ của trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực | Đơn vị được ủy quyền tiếp nhận | Cùng lúc nộp hồ sơ thị thực | Biểu phí niêm yết tại quầy |
| Khám sức khỏe theo yêu cầu của trường hoặc cơ quan cấp thị thực | Bệnh viện, phòng khám được chỉ định | Theo lịch hẹn nộp hồ sơ | Giá dịch vụ công bố của cơ sở y tế |
| Chuyển phát nhanh hồ sơ, phí chuyển tiền ngoại tệ | Đơn vị chuyển phát, ngân hàng | Mỗi lần gửi hoặc chuyển tiền | Biểu phí của đơn vị thu |
| NHÓM C. Chi phí gia đình tự chuẩn bị, không đi qua trung tâm | |||
| Lệ phí thi chứng chỉ ngoại ngữ: IELTS, TOEFL, TestDaF, DELF, HSK | Đơn vị tổ chức thi | Khi đăng ký dự thi | Biểu phí của đơn vị tổ chức thi |
| Học ôn, luyện thi chứng chỉ | Đơn vị đào tạo | Trước kỳ thi | Biểu phí của đơn vị đào tạo |
| Chứng minh tài chính: sổ tiết kiệm hoặc tài khoản phong tỏa | Ngân hàng | Trước khi nộp hồ sơ thị thực | Mức tiền theo yêu cầu nước đến, phí theo ngân hàng |
| Đặt cọc học phí kỳ đầu, phí giữ chỗ | Trường | Sau khi nhận thư mời nhập học | Ghi trong thư mời nhập học |
| Bảo hiểm y tế và bảo hiểm du học | Công ty bảo hiểm hoặc trường | Trước ngày nhập cảnh | Hợp đồng bảo hiểm hoặc quy định của trường |
| Vé máy bay, phí hành lý | Hãng hàng không | Sau khi có thị thực | Giá vé tại thời điểm mua |
| Chỗ ở: ký túc xá, tiền cọc thuê nhà | Trường hoặc chủ nhà | Trước hoặc ngay khi nhập học | Thông báo ký túc xá hoặc hợp đồng thuê |
Nhóm A: phí dịch vụ tư vấn mua được gì
Đây là khoản duy nhất trung tâm được hưởng. Nó mua công sức chuyên môn: chọn ngành và chọn trường khớp với học lực và ngân sách, dựng hồ sơ theo đúng yêu cầu từng trường, biên tập thư động lực, canh hạn nộp từng đợt tuyển sinh, chuẩn bị hồ sơ thị thực, xử lý khi trường yêu cầu bổ sung. Cách báo giá lành mạnh là chia theo mốc công việc, mỗi mốc gắn với một kết quả kiểm chứng được: nộp xong hồ sơ nhập học, có thư mời, nộp xong hồ sơ thị thực. Cách báo giá cần dè chừng là một con số duy nhất, thu trước toàn bộ, không mô tả công việc kèm theo.
Một điểm ít người biết: khoản 2 Điều 15 Nghị định 86/2021/NĐ-CP cấm tổ chức tư vấn du học ủy quyền hoặc nhận ủy quyền của tổ chức tư vấn du học khác. Nếu nơi ký hợp đồng lại chuyển hồ sơ cho một đơn vị khác làm, đó là dấu hiệu trái quy định, đồng thời là lý do phí bị đội lên qua trung gian.
Nhóm B: tiền không nằm lại ở trung tâm
Toàn bộ nhóm này đi thẳng ra ngoài. Trung tâm chỉ hướng dẫn nộp, không giữ và không được lấy chênh lệch. Nguyên tắc kiểm tra rất đơn giản: mỗi khoản nhóm B phải có biên lai mang tên đơn vị thu, không phải phiếu thu của trung tâm.
Nhóm này vừa có thay đổi lớn mà nhiều gia đình chưa cập nhật. Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài, gọi tắt là Công ước Apostille, ngày 31/12/2025. Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Chính phủ ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 hướng dẫn thực thi, trước đó là Quyết định 330/QĐ-TTg ngày 25/02/2026 phê duyệt kế hoạch thực hiện.
Nó đổi gì với túi tiền gia đình. Với nước là thành viên Công ước, giấy tờ công của Việt Nam như bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy khai sinh chỉ cần một lần chứng nhận Apostille, thay cho chuỗi thủ tục cũ gồm chứng nhận lãnh sự trong nước rồi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện nước ngoài. Ít bước hơn thì ít lệ phí và ít lượt đi lại hơn. Cơ quan cấp là Bộ Ngoại giao, gồm Cục Lãnh sự tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ TP.HCM, tức đầu mối phía Nam đặt ngay tại thành phố. Nghị định 293/2026/NĐ-CP cho phép nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia; Apostille điện tử nằm trong lộ trình tại Quyết định 330/QĐ-TTg. Với nước chưa phải thành viên, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cũ giữ nguyên, biểu phí nằm ở Thông tư 157/2016/TT-BTC cho phần làm trong nước và Thông tư 264/2016/TT-BTC cho phần làm tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Trước khi trả bất kỳ khoản nào ở nhóm B, hãy hỏi: nước con đến có thuộc Công ước Apostille không.
Nhóm C: khoản hay bị bỏ sót khi tính ngân sách
Nhóm C không đi qua trung tâm nhưng dễ làm vỡ kế hoạch nhất, vì rơi đúng giai đoạn căng: vài tháng trước ngày bay. Chứng minh tài chính và tiền đặt cọc học phí kỳ đầu thường phải sẵn sàng cùng lúc, trong khi vé máy bay chỉ mua được sau khi có thị thực, tức mua sát ngày với giá cao. Cách xử lý là lập dòng tiền theo thời gian chứ không cộng một tổng: chia thành bốn mốc gồm thi chứng chỉ, nộp hồ sơ nhập học, nộp hồ sơ thị thực, trước ngày bay, rồi điền từng khoản vào đúng mốc. Bảng đó cho thấy ngay tháng nào áp lực nhất.
5 câu nên hỏi trước khi ký hợp đồng
- Phí dịch vụ là bao nhiêu, chia mấy đợt, mỗi đợt gắn với mốc công việc nào? Yêu cầu ghi nguyên văn vào hợp đồng, không nhận báo giá bằng lời hay tin nhắn rời rạc.
- Những khoản nào không nằm trong phí dịch vụ? Đề nghị liệt kê nhóm B và nhóm C, ghi rõ ai thu và nộp ở đâu. Đây chính là bảng phía trên, hãy đưa ra và nhờ điền.
- Nếu hồ sơ trượt hoặc thị thực bị từ chối thì xử lý thế nào? Điều 15 Nghị định 86/2021/NĐ-CP buộc hợp đồng phải có biện pháp xử lý rủi ro. Hỏi cụ thể: hoàn bao nhiêu phần trăm phí dịch vụ, có làm lại kỳ sau không, chi phí lần hai tính ra sao.
- Trung tâm có xuất hóa đơn cho phí dịch vụ không? Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/6/2025, quy định khi cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học số bao nhiêu, sở nào cấp, ngày nào, hiệu lực đến khi nào? Hỏi thêm: ai trực tiếp làm hồ sơ, người đó có trong danh sách nhân viên tư vấn niêm yết công khai không, và trung tâm có chuyển hồ sơ cho đơn vị khác làm không.
Dấu hiệu cảnh báo
- Báo một con số trọn gói, không tách nhóm. Không phân biệt được đâu là phí dịch vụ, đâu là tiền nộp cho trường và cơ quan nhà nước thì không đối chiếu được, cũng không đòi lại được phần chưa tiêu.
- Hứa bao đậu, cam kết học bổng du học Trung Quốc, chắc chắn có thị thực. Quyền quyết định thuộc về hội đồng tuyển sinh của trường và cơ quan cấp thị thực. Không tổ chức tư vấn nào ở Việt Nam có thẩm quyền đó.
- Thu tiền mặt, không hóa đơn, phiếu thu không ghi rõ nội dung. Khi có tranh chấp, gia đình không còn gì trong tay.
- Không nêu được số giấy chứng nhận và cơ quan cấp, hoặc giấy cấp cho một địa chỉ khác với nơi đang tiếp khách. Giấy chứng nhận ghi đích danh địa điểm hoạt động.
- Đẩy hồ sơ sang đơn vị khác làm. Trái quy định cấm ủy quyền và nhận ủy quyền tại Điều 15 Nghị định 86/2021/NĐ-CP, đồng thời làm phí đội lên qua trung gian.
- Giục ký ngay trong buổi đầu, thu cọc trước khi đưa hợp đồng đọc kỹ. Hợp đồng phải được đọc trọn vẹn, mang về nhà nếu cần, và phải đủ nội dung luật định.
ISL làm thế nào
Buổi định hướng đầu tiên không tính phí. Gia đình mang học bạ, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ nếu có, và nói thẳng ngân sách. Buổi đó để trả lời một câu: với hồ sơ này và ngân sách này, hướng đi nào là thật. Nếu câu trả lời là chưa nên đi năm nay, đội ngũ tư vấn ISL nói đúng như vậy.
Phí dịch vụ báo bằng văn bản trước khi ký, chia theo mốc công việc kèm mô tả từng mốc. Gia đình đọc, hỏi lại, rồi mới ký. Không phát sinh khoản nào nếu không có thỏa thuận bằng văn bản.
Lệ phí bên thứ ba ghi tách riêng. Lệ phí xét tuyển, dịch thuật công chứng, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, lệ phí thị thực, khám sức khỏe, chuyển phát: gia đình nộp trực tiếp cho đơn vị thu và giữ biên lai mang tên đơn vị đó. ISL không cộng các khoản này vào phí dịch vụ.
Phần pháp lý công khai để đối chiếu: Công Ty TNHH ISL, mã số thuế 0317995322, thành lập ngày 16/08/2023. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học số 4908/GCN-SGDĐT do Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HCM cấp ngày 25/05/2026, hiệu lực 5 năm, địa điểm được cấp phép là 168 Hoa Lan, Phường Cầu Kiệu, TP.HCM. ISL được cấp phép liên tục từ tháng 10/2023. Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HCM tặng giấy khen hai năm liên tiếp: Quyết định 2886/QĐ-SGDĐT ngày 27/08/2024 và Quyết định 1388/QĐ-SGDĐT ngày 10/09/2025. Người sáng lập có chứng chỉ ICEF ITAC số 02249 và huy hiệu UK Knowledge Trained Counsellor do British Council Agent and Counsellor Hub cấp ngày 27/08/2026.
Về kết quả, ISL chỉ nêu hồ sơ có thật và nêu đúng loại kết quả. Lê Phạm Ngọc Như Ý nhận học bổng Stipendium Hungaricum toàn phần tại Đại học BME Budapest. Bùi Quỳnh Trâm Anh nhận học bổng một phần của NABA Milan sau khi thắng một cuộc thi. Đỗ Thế Phúc trúng tuyển Đại học Sapienza tại Ý và không có học bổng, đây cũng là kết quả đàng hoàng cần được nói ra. Nguyễn Thị Yến Nhi nhận học bổng 50% bậc thạc sĩ tại một đại học ở Phần Lan. Nguyễn Hưng nhận direct admission vào một đại học khoa học ứng dụng Phần Lan.
Ở TP.HCM và các tỉnh phía Nam nên bắt đầu từ đâu
Ba việc làm được ngay trong tuần này, không tốn tiền. Một, tra giấy phép: hỏi số giấy chứng nhận, cơ quan cấp, ngày cấp, rồi đối chiếu với thông tin do Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HCM công bố. Nơi nào không trả lời được câu này thì chưa cần bàn tới chi phí. Hai, in bảng ba nhóm phía trên, mang theo khi đi tư vấn, yêu cầu điền cột ai thu và khi nào phải trả. Việc đó mất mười lăm phút và cho biết rất nhiều về cách một nơi làm việc. Ba, kiểm tra nước đến có thuộc Công ước Apostille không trước khi mang giấy tờ đi dịch và chứng thực, để khỏi trả tiền cho chuỗi thủ tục dài hơn mức cần thiết kể từ ngày 11/9/2026.
ISL hiện làm hồ sơ đi Hungary, Đức, Ba Lan, Bỉ, Phần Lan, Hà Lan, Ý, Pháp và Anh Quốc, gồm các chương trình học bổng đã có hồ sơ thật: Stipendium Hungaricum, NAWA, DAAD, Master Mind cùng ARES và VLIR-UOS của Bỉ, và Erasmus Mundus. Văn phòng đặt tại 168 Hoa Lan, Phường Cầu Kiệu, TP.HCM, đúng địa điểm ghi trên giấy phép, gia đình ở thành phố và các tỉnh lân cận có thể đến trực tiếp. Hotline 028 7778 1618, email info@isl.edu.vn. Đặt lịch buổi định hướng đầu tiên và mang theo bảng chi phí này.
📌 Bạn muốn du học Trung Quốc?
ISL Education tư vấn ban đầu và đánh giá sơ bộ hồ sơ miễn phí, phần làm hồ sơ báo giá theo từng hồ sơ.