Từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam, nên bằng tốt nghiệp, học bạ và giấy khai sinh dùng cho hồ sơ du học tại các nước thành viên chỉ cần một chứng nhận Apostille thay cho chuỗi hợp pháp hoá lãnh sự hai tầng như trước. Với người ở TP.HCM và các tỉnh phía Nam, đầu mối lãnh sự vẫn là Sở Ngoại vụ TP.HCM tại số 6 Alexandre De Rhodes, Phường Sài Gòn, còn phần lớn thủ tục giấy tờ trong nước nay đã nộp được trực tuyến.
Mốc 11/9/2026: Apostille thay cho hợp pháp hoá lãnh sự
Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay 1961 ngày 31/12/2025, Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026, hướng dẫn thi hành tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026. Bộ Ngoại giao là cơ quan đầu mối cấp chứng nhận Apostille, kèm cơ chế uỷ quyền cho Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo tiêu chí và lộ trình. Cổng của Sở Ngoại vụ TP.HCM công bố thời hạn giải quyết hồ sơ Apostille tại Cục Lãnh sự và tại Sở là 1 đến 4 ngày làm việc.
- Nộp ở đâu: trực tiếp hoặc qua bưu chính tại trung tâm phục vụ hành chính công, hoặc trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và ứng dụng VNeID. Giai đoạn đầu ưu tiên cấp bản giấy.
- Giấy tờ nào được cấp: giấy tờ tư pháp, giấy tờ hành chính như hộ tịch, bằng cấp học vấn, hồ sơ y tế, hợp đồng và bản dịch đã công chứng. Không áp dụng cho giấy tờ ngoại giao, lãnh sự, và giấy tờ hành chính về thương mại, hải quan.
- Apostille không chứng thực nội dung, chỉ xác nhận chữ ký, chức danh người ký và con dấu. Trường ở nước ngoài vẫn có quyền đòi bản dịch công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu.
Trước khi đi làm giấy tờ, hỏi thẳng phòng tuyển sinh của trường: hồ sơ cần Apostille hay cần hợp pháp hoá lãnh sự theo cách cũ. Với nước ngoài Công ước, quy trình cũ giữ nguyên và Sở Ngoại vụ TP.HCM vẫn tiếp nhận cho khu vực phía Nam; từ 15/4/2026 Sở thí điểm nhận trực tuyến với hồ sơ có chữ ký số của cơ quan có thẩm quyền.
Bảng: việc cần làm, làm ở đâu, lưu ý
| Việc cần làm | Làm ở đâu | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bản sao bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm | Trường đã cấp bằng; chứng thực bản sao tại UBND phường, xã hoặc văn phòng công chứng nơi cư trú | Xin dư 2 đến 3 bộ ngay từ đầu |
| Chứng nhận Apostille | Trung tâm phục vụ hành chính công, bưu chính, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và VNeID | Lộ trình uỷ quyền cho cấp tỉnh đang triển khai, kiểm tra nơi tiếp nhận trước khi đi |
| Hợp pháp hoá lãnh sự (nước ngoài Công ước) | Sở Ngoại vụ TP.HCM, số 6 Alexandre De Rhodes, Phường Sài Gòn, sau đó là cơ quan đại diện nước đến | Từ 15/4/2026 Sở thí điểm nộp trực tuyến với hồ sơ có ký số |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Trực tuyến qua VNeID với tài khoản định danh mức 2, hoặc bộ phận một cửa của Sở Tư pháp | Theo Thông tư 16/2025/TT-BTC: 200.000 đồng mỗi lần mỗi người; học sinh từ đủ 16 tuổi và sinh viên 100.000 đồng. Mức giảm cho hồ sơ trực tuyến chỉ áp dụng đến hết 31/12/2025 |
| Hộ chiếu | Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi cư trú, hoặc Cổng Dịch vụ công | Hạn hộ chiếu nên dài hơn thời gian khoá học |
| Dịch thuật công chứng | Văn phòng công chứng hoặc phòng tư pháp | Dịch sau khi có Apostille, vì nhiều nước yêu cầu dịch cả phần con dấu |
| Chứng chỉ ngoại ngữ | Hội đồng khảo thí tại TP.HCM | Mùa cao điểm lịch thi kín nhanh, đăng ký sớm |
| Xét nghiệm lao cho thị thực Anh trên 6 tháng | Phòng khám do phía Anh chỉ định, nhiều điểm tại TP.HCM | Danh sách và mức phí công bố trên GOV.UK, bản cập nhật 01/8/2026 |
| Chứng minh tài chính | Ngân hàng nơi mở sổ tiết kiệm hoặc tài khoản phong toả | Mỗi nước một chuẩn, đọc yêu cầu của chính nước đó |
| Nộp thị thực, lấy dấu vân tay | Cơ quan đại diện tại TP.HCM hoặc trung tâm tiếp nhận thị thực; một số nước chỉ nhận tại Hà Nội | Chỗ phát sinh chi phí đi lại lớn nhất với người phía Nam |
Nộp thị thực ở đâu: TP.HCM hay phải ra Hà Nội
Đức. Tổng Lãnh sự quán Đức đặt tại Deutsches Haus, 33 Lê Duẩn, Phường Sài Gòn. Khu vực lãnh sự gồm 14 tỉnh, thành phía Nam theo đơn vị hành chính hiện hành: An Giang, Cà Mau, Cần Thơ, Đà Nẵng, Đắk Lắk, Đồng Nai, Đồng Tháp, Gia Lai, Khánh Hoà, Lâm Đồng, Quảng Ngãi, Tây Ninh, Vĩnh Long và TP.HCM. Thị thực làm theo lịch hẹn đặt trước.
Ý. Tổng Lãnh sự quán Ý tại TP.HCM đặt ở tầng 10 President Place, 93 Nguyễn Du, Phường Sài Gòn. Hồ sơ du học phải có xác nhận tiền ghi danh qua cổng Universitaly hoặc giấy tờ tương đương gửi trước cho cơ quan này; thư mời và giấy bảo lãnh chỗ ở luôn do bên mời gửi thẳng tới bộ phận thị thực qua email. Kèm theo là chứng minh tài chính cho thời gian học, giấy tờ chỗ ở và bảo hiểm y tế chi trả tối thiểu 30.000 EUR cho chi phí y tế khẩn cấp, hiệu lực ít nhất tháng đầu tại Ý.
Pháp. Ứng viên đi qua quy trình Études en France của Campus France, gồm mở tài khoản, nộp chứng chỉ ngoại ngữ, đóng phí thủ tục rồi phỏng vấn. Phần nộp hồ sơ thị thực và lấy sinh trắc học thực hiện qua TLScontact, đơn vị trung gian của Đại sứ quán Pháp tại Hà Nội và Tổng Lãnh sự quán Pháp tại TP.HCM; điểm tại TP.HCM ở tầng 14 toà Vincom Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Sài Gòn, chỉ nhận theo lịch hẹn. Phí thủ tục thay đổi theo mùa, tra mức hiện hành trên cổng Campus France Việt Nam.
Hungary có Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM, tầng 21 LIM Tower, 9-11 Tôn Đức Thắng, Phường Sài Gòn, nhưng từ 15/10/2024 hồ sơ thị thực ngắn hạn loại C và dài hạn loại D nộp qua VFS Global chứ không nộp thẳng tại cơ quan này. Anh, Bỉ và Phần Lan cũng đi qua VFS Global và đều có điểm tiếp nhận tại TP.HCM; riêng Phần Lan, buổi hẹn tại VFS là bước xác minh danh tính cho hồ sơ giấy phép cư trú đã khai trực tuyến, còn hồ sơ Bỉ phải khai trên cổng visaonweb trước khi đặt lịch. Hà Lan đi đường khác: thị thực dài hạn MVV cho du học lấy hẹn tại Đại sứ quán ở Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM theo hướng dẫn trên cổng NetherlandsWorldwide, không cùng luồng với hồ sơ Schengen ngắn hạn. Mỗi nước một trang riêng và một lịch hẹn riêng.
Ba Lan là trường hợp phải tính kỹ nhất. Theo cổng thông tin chính thức của Ba Lan tại Việt Nam, hồ sơ thị thực dài hạn loại D nộp trực tiếp tại Phòng Lãnh sự Đại sứ quán Ba Lan ở Hà Nội, số 5 Chùa Một Cột, Ba Đình, lối vào từ phố Bà Huyện Thanh Quan, và không có điểm nhận hồ sơ tại TP.HCM. Hồ sơ phải nộp trực tiếp, không nhận qua bưu điện hay email. Lịch hẹn đặt qua hệ thống e-konsulat; khi số đăng ký vượt số lịch trống, hệ thống phân bổ bằng bốc thăm điện tử, cổng công bố lịch quay vào thứ Bảy hằng tuần. Ngân sách hồ sơ Ba Lan vì vậy phải cộng vé máy bay, chỗ ở và rủi ro chưa bốc được lịch.
Khám sức khoẻ và xét nghiệm lao
Yêu cầu y tế khác nhau theo từng nước, phải đọc danh mục giấy tờ của chính nước đến. Anh Quốc bắt buộc: người xin thị thực từ 6 tháng trở lên và đã sống ở Việt Nam từ 6 tháng trở lên phải nộp giấy xét nghiệm lao do phòng khám được phía Anh chỉ định cấp. Bỉ yêu cầu giấy chứng nhận y tế khi đương đơn phải chứng minh không mang bệnh có thể gây nguy hại cho sức khoẻ cộng đồng, tính theo loại hồ sơ dài hạn.
Theo danh sách GOV.UK cập nhật ngày 01/8/2026, các điểm tại TP.HCM gồm IOM Ho Chi Minh City tại 1B Phạm Ngọc Thạch, Family Medical Practice tại Diamond Plaza số 34 Lê Duẩn, tại 95 Thảo Điền và tại 41 Đặng Đức Thuật, CARE1 tại The Manor 1 số 91 Nguyễn Hữu Cảnh, Raffles Medical tại 285B Điện Biên Phủ. Mức phí công bố trên cùng danh sách là 100 USD với người từ 11 tuổi trở lên, riêng Raffles Medical 105 USD; trẻ dưới 11 tuổi 40 USD, riêng IOM 50 USD và thu bằng tiền đồng. Khi đặt lịch phải nói rõ đây là xét nghiệm cho hồ sơ thị thực Anh, và hỏi trước lịch trống vì mùa cao điểm phải chờ lâu hơn. Danh sách này ghi địa chỉ theo tên quận trước khi sắp xếp đơn vị hành chính, nên gọi xác nhận trước khi di chuyển.
Timeline theo tháng cho mùa nhập học tháng 9
- Tháng 9 đến 10 năm trước: chốt nước và ngành, thi thử ngoại ngữ, dựng ngân sách học phí và chi phí hồ sơ.
- Tháng 10 đến 11: thi lấy chứng chỉ ngoại ngữ, viết thư động lực, xin thư giới thiệu.
- Tháng 11 đến 12: nhiều cổng học bổng chính phủ mở, trong đó có Stipendium Hungaricum của Hungary.
- Tháng 1: hạn nộp nhiều học bổng chính phủ rơi vào giữa tháng. Ngày cụ thể đổi theo mùa, kiểm tra trên cổng chính thức từng chương trình, không dùng lại ngày năm trước.
- Tháng 2 đến 4: phỏng vấn, chờ kết quả, song song chuẩn bị bản sao bằng và làm Apostille.
- Tháng 4 đến 6: nhận thư mời, đóng phí giữ chỗ, mở sổ tiết kiệm hoặc tài khoản phong toả, xin lý lịch tư pháp. Đừng xin phiếu quá sớm, nhiều nơi chỉ nhận phiếu còn mới; hỏi trường hoặc cơ quan xét thị thực về thời hạn họ chấp nhận.
- Tháng 6 đến 7: đặt lịch nộp thị thực, xét nghiệm lao nếu đi Anh, dịch công chứng trọn bộ. Hai tháng này lịch hẹn khan nhất ở khu vực phía Nam.
- Tháng 7 đến 9: chờ kết quả thị thực, đặt vé, đăng ký ký túc xá và bảo hiểm, bay và đăng ký cư trú tại nước đến đúng thời hạn.
Học sinh ở tỉnh: làm được bao nhiêu phần từ xa
Phần lớn thủ tục giấy tờ trong nước không còn đòi có mặt tại TP.HCM. Phiếu lý lịch tư pháp xin trực tuyến qua VNeID nếu đã có tài khoản định danh mức 2. Chứng nhận Apostille nộp trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID, hoặc gửi bưu chính. Chứng thực bản sao làm tại UBND phường, xã nơi cư trú.
Chỉ còn ba việc gần như bắt buộc có mặt: nộp hồ sơ và lấy dấu vân tay, xét nghiệm lao nếu đi Anh, và thi chứng chỉ ngoại ngữ. Gộp cả ba vào một chuyến 2 đến 3 ngày, đặt xong toàn bộ lịch hẹn rồi mới mua vé. Khi gửi giấy tờ đi:
- Dùng chuyển phát có mã vận đơn tra được, khai đúng loại tài liệu trên phiếu gửi.
- Không gửi bản chính bằng tốt nghiệp qua đường thường, chỉ gửi bản sao đã chứng thực.
- Scan màu tối thiểu 300 dpi từng trang, lưu ở hai nơi, chụp lại tập hồ sơ đã sắp thứ tự trước khi gửi.
Với họp trực tuyến, chuẩn bị sẵn danh sách câu hỏi và yêu cầu bên tư vấn du học miễn phí gửi lại biên bản bằng văn bản, ghi rõ ai làm việc gì, hạn nào. Trao đổi qua điện thoại rất dễ trôi. Nhiều trường châu Âu chấp nhận chữ ký số hoặc bản scan cho giấy xác nhận nhập học và hợp đồng ký túc xá, nhưng phải hỏi trước từng trường.
Chi phí một bộ hồ sơ gồm những gì
Chi phí chia làm bốn nhóm. Phí nhà nước: lý lịch tư pháp, hộ chiếu, Apostille hoặc hợp pháp hoá lãnh sự, đều có biểu phí công bố. Phí bên thứ ba: dịch công chứng, lệ phí thi chứng chỉ, xét nghiệm y tế, phí trung tâm tiếp nhận thị thực. Phí của trường: phí xét tuyển, phí giữ chỗ. Ba nhóm này là chi phí cứng, ai tự làm cũng trả đúng như vậy.
Nhóm thứ tư là phí dịch vụ tư vấn, phần khác nhau giữa các đơn vị. Trước khi ký, hỏi rõ bốn ý: tính trọn gói hay theo giai đoạn, mốc thanh toán gắn với kết quả nào, khoản nào hoàn lại nếu hồ sơ không đạt, và phát sinh ra sao khi phải đổi trường hoặc nộp lại. Đội ngũ tư vấn ISL báo giá theo từng hồ sơ, vì số trường nộp, số bản dịch và số lần nộp lại ở mỗi bạn một khác.
Nếu hồ sơ trượt thì làm gì
Trượt học bổng chính phủ vẫn còn học bổng của chính trường, mức giảm học phí theo thành tích, hoặc phương án chuyển sang nước có tổng chi phí thấp hơn trong cùng khối. Việc cần làm là đối chiếu hồ sơ với tiêu chí đã công bố, rồi quyết định nộp lại mùa sau hay đổi hướng.
Trượt thị thực thì đọc kỹ thư từ chối. Lý do thường rơi vào ba nhóm: chứng minh tài chính chưa thuyết phục, mục đích học tập chưa rõ hoặc không nhất quán với hồ sơ học vấn, giấy tờ thiếu hoặc mâu thuẫn giữa các bản. Phần lớn nước cho nộp lại sau khi bổ sung, một số nước cho khiếu nại trong thời hạn ghi trên thư. Ba việc làm ngay: giữ nguyên bản sao bộ hồ sơ đã nộp, đối chiếu từng dòng lý do từ chối với từng giấy tờ, và hỏi trường có dời kỳ nhập học sang kỳ sau được không trước khi phí giữ chỗ mất trắng.
Vì sao nên xem giấy phép ghi địa điểm nào
Từ 01/7/2026, tư vấn du học không còn trong Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện của Luật Đầu tư số 143/2025/QH15. Theo Phụ lục VI Nghị quyết 23/2026/NQ-CP, Nhà nước không còn thực hiện thủ tục cấp, điều chỉnh, bổ sung, gia hạn giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học; tổ chức kinh doanh dịch vụ này thông báo bằng văn bản đến Sở Giáo dục và Đào tạo nơi triển khai hoạt động ít nhất 05 ngày làm việc trước khi hoạt động, văn bản nêu cả địa chỉ trụ sở chính. Nghị quyết này có hiệu lực đến ngày 01/3/2027, và Bộ Giáo dục và Đào tạo được giao chủ trì sửa quy định về tư vấn du học tại Nghị định 125/2024/NĐ-CP trước mốc đó, nên hãy hỏi lại Sở về thủ tục đang áp dụng. Giấy chứng nhận cấp trước 01/7/2026 được tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn theo khoản 15 Điều 52 Luật Đầu tư số 143/2025/QH15, điều khoản áp chung cho các ngành, nghề bị đưa ra khỏi danh mục có điều kiện; trên giấy ghi rõ cơ quan cấp và địa điểm hoạt động. Ba câu nên hỏi khi chọn đơn vị đồng hành ở phía Nam: số giấy chứng nhận còn hạn hoặc văn bản thông báo đã gửi Sở, cơ quan cấp giấy hoặc Sở tiếp nhận thông báo, và địa điểm ghi trên giấy có trùng nơi làm việc thực tế không, hoặc thông báo đã gửi đúng Sở nơi đơn vị đang làm việc chưa.
Công Ty TNHH ISL, mã số thuế 0317995322, thành lập ngày 16/08/2023, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học số 4908/GCN-SGDĐT do Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HCM cấp ngày 25/05/2026, hiệu lực 5 năm, được cấp phép liên tục từ tháng 10/2023, và nhận giấy khen của Sở hai năm liên tiếp theo Quyết định 2886/QĐ-SGDĐT ngày 27/08/2024 và Quyết định 1388/QĐ-SGDĐT ngày 10/09/2025. Người sáng lập có chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế ICEF ITAC #02249 và badge UK Knowledge Trained Counsellor do British Council Agent and Counsellor Hub cấp ngày 27/08/2026.
Thị trường châu Âu đang làm gồm Hungary, Đức, Ba Lan, Bỉ, Phần Lan, Hà Lan, Ý, Pháp và Anh Quốc, với hồ sơ thật đã đi qua Stipendium Hungaricum, NAWA, DAAD, Master Mind, ARES, VLIR-UOS và Erasmus Mundus. Vài kết quả có tên: Lê Phạm Ngọc Như Ý nhận Stipendium Hungaricum toàn phần tại Đại học BME Budapest; Bùi Quỳnh Trâm Anh nhận học bổng một phần của NABA Milan sau khi thắng một cuộc thi; Đỗ Thế Phúc trúng tuyển Đại học Sapienza và không có học bổng; Nguyễn Thị Yến Nhi nhận học bổng 50% bậc thạc sĩ tại một đại học ở Phần Lan; Nguyễn Hưng nhận direct admission vào một đại học khoa học ứng dụng Phần Lan.
Văn phòng ISL tại 168 Hoa Lan, Phường Cầu Kiệu, TP.HCM, hotline 028 7778 1618. Học sinh ở tỉnh có thể hẹn buổi trực tuyến trước, rồi gộp phần việc phải có mặt vào một chuyến lên thành phố.
Lời nhắc cuối: quy định Apostille mới bắt đầu áp dụng và lộ trình uỷ quyền cho cấp tỉnh còn đang triển khai. Trước mỗi lần đi nộp, mở lại cổng thông tin của chính cơ quan đó để xác nhận địa chỉ, giờ làm việc và danh mục giấy tờ.
📌 Bạn muốn du học Châu Âu, Mỹ, Úc, Canada?
ISL Education tư vấn ban đầu và đánh giá sơ bộ hồ sơ miễn phí, phần làm hồ sơ báo giá theo từng hồ sơ.